بحث عن الرقابة والمستويات والأساليب
إن تداول مفهوم الرقابة في الوضع الحالي مرتبط ارتباطًا وثيقًا بالأشخاص المحيطين بنا، أو مراقبة الأهل لأبنائهم، أو مراقبة الشركات لعامليها، فالجميع يحسب حساب للأعين التي تتقاذف عليه؛ لمراقبة سلوكه أو عمله وما إن يختلي أي شخص بنفسه حتى يفعل ما يحلو له دون إدراك أن هناك رقيبٌ لا يغفل ولا ينام، ومتطلع لكل حركاته وسكناته، في السر والعلن، ألا وهو الله عز وجل.
تعريف الرقابة
قبل الحديث عن مفهوم الرقابة يمكن القول أن الجذور الأصلية والمنبع الأساسي لها كان بعد تبني العالم فريدريك فكرة الإدارة العلمية مع بدايات القرن العشرين، واختلف مفهوم الرقابة بين عدد كبير من العلماء الإدرايين فمنهم من عرفها على أنها العملية المنظمة التي يشرف عليها مدراء العمل من أجل التأكد من سير العمل بكل نزاهة وصدق، كما عرفها البعض على أنها تنفيذ السلطة الوظيفية للإشراف على نشاط ما من أجل التحقق من مدى نجاحه.
ويمكن تعريفها كذلك على أنها العملية التي يتم بفضلها التأكد من أن النشاطات الفعلية تتناسب مع الأهداف التي تم وضعها بشكل مسبق، كما تعني الرقابة التأكد بأن ما تم وضعه من أهداف وخطط هي نفسها التي يتم تنفيذها على أرض الواقع، مع النظر إلى تصحيح أي انحرافات خارجة عن المسار الحقيقي.
أساليب الرقابة
تتعدد أساليب الرقابة التي يتعامل معها أصحاب السلطة، ولكن قبل حصرها يجدر بالذكر بأن الرقابة الذاتية النابعة من داخل الفرد هي أكثر الأساليب الناجعة.
- الملاحظات الشخصية وهي متابعة المدراء للعمل أو للنشاطات التي يتم تنفيذها، والتأكد من أنها تسيركما هو مخطط لها، وذلك من خلال التنقل بين أركان المكان الوظيفي.
- التقارير أو المراسلات وهي الوسيلة التي يتم التأكد منها من نجاح العمل بالتقارير إما المكتوبة التي تنقل كل ما يدور عند تنفيذ أي نشاط، أو الشفهية والتي يتم نقلها بالكلام المحكي.
- نظم المعلومات وهي الأداة التي توفر البيانات الملائمة للإدارة في نطاق أي نشاط يتم ممارسته بشكل فعلي.
- الموازنة التقديرية وهي الأداة التي تندرج ضمن الخطة المحددة للأهداف المرجوة، ومن خلالها يتم المقارنة بين المخططات المكتوبة، والمطبقة بشكل فعلي.
دور الرقابة
للرقابة دور مهم وهدف واضح يمكن تحقيقه لإنجاح العملية الوظيفية، وتحقيق كافة الأهداف، وهو كالتالي:
- التغلب على المشكلات وتغيير مسارها: من الطبيعي أن يتم وضع خطة في ظروف بيئية تختلف بصورة كلية عن الظروف التي يتم فيها تحقيقها على أرض الواقع، ولهذا يجب ألا يغفل المدراء، فعليهم التهيؤ لمختلف الظروف والمشاكل التي قد تواجههم، والعمل على تغييرها بما يتناسب مع طبيعة الأوضاع الراهنة.
- إدارة المواقف الصعبة إن اتساع حجم المنشأة، وارتباطها بمشاريع معقدة، والعمل في ظل الرقابة الدولية، يحتاج بشكل حتمي إلى رقابة دائمة ومكثفة لتعزيز عملية التنسيق داخل محيط العمل.
- تحديد الفرص فمن الطبيعي أن تتلقي بعض الشركات أو المنشآت العدد من الفرص المستقبلية، أو تواجهها عدد من التحديات التي ستكون بحاجة إلى دور رقابي مهم يعمل على توجيها بالشكل الصحيح.
مستويات الرقابة
تختلف وظيفة الرقابة باختلاف المستوى الرقابي الذي ستشمله، وذلك لاختلاف طبيعة التخطيط في كل مستوى والتي تم تحديدها كالتالي:
- الرقابة الاستراتيجية: وتتمثل في متابعة ومراقبة العوامل البيئة المعقدة، والتي لها التأثير البارز على تطبيق الخطط الاستراتيجية، كما تشمل تقييم جوهر الإجراءات التنفيذية، مع التأكد بأن النشاطات التي تنفذ هي نفسها المخطط لها، وتتم هذه الرقابة بشكل رئيس من قبل مدراء الإدارة العليا، أصحاب الخبرة الواسعة والكافية لجميع أقسام المنشأة ونشاطاتها.
- الرقابة التكتيكية: وتتضمن هذه الرقابة التركيز على عملية التنفيذ للخطط التكتيكية، وعليها يتم متابعة التقارير اليومية والأسبوعية والشهرية، متابعة مدى تحقيق مختلف الأقسام لنشاطاتها وأهدافها، ويتم هذا النوع من الرقابة بواسطة الإدارة الوسطى، دون أي انفصال عن الرقابة الاستراتيجية.
- الرقابة التشغيلية: وتتمثل في الإشراف على تنفيذ الخطط التشغيلية، تجهيز القوائم والجداول والموازنات، اتخاذ الاجراءات الصحيحة عند متابعة النشاطات اليومية، تقوم هذه الرقابة بشكل أساسي بعمل تغذية راجعة على المدى القريب والبعيد لكل ما يدور داخل المنشأة، وتتحقق هذا الرقابة من قبل مديري المستويات الإدارية الدنيا.
نسعد بإستقبال إقتراحاتكم وإضافة خبراتكم